Integritetspolicy KeyPlan
Välkommen till Key Plan och Key Clouds sida om behandling av personuppgifter. Denna sida ska hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut angående din relation till oss.
Tre viktiga punkter som detta dokument handlar om.
-
Vi vill tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet.
-
Vi förklarar hur vi använder de personuppgifter du delar med oss, för att vi ska kunna erbjuda dig våra tjänster och ge dig bästa möjliga upplevelse av dem.
-
Dokumentet ska ge dig förståelse för vilka uppgifter vi samlar in och vad vi gör - respektive inte gör - med dem.
Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter
Key Plan Solution AB och Key Cloud Solution AB, är programleverantör av webbaserade program som bl.a. bildhantering, säljstöd CRM, tidredovisning och orderhantering, som nedan kallas “Tjänsten”.
Key Plan och Key Cloud är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten och har då ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som finns beskrivet på vår hemsida.
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten är “Kunden” som är det registrerade bolaget hos oss, vilket kan vara leverantörer inom dagligvaruhandeln.
Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för “Användaren”. I Tjänsten finns rollen “Systemadministratör” som är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar att lägga upp användare och andra systemadministratörer, tilldela rättigheter och ge instruktioner till oss avseende behandlingen av data, inkl. personuppgifter i Tjänsten.
Key Plan och Key Cloud är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:
● du beställer Tjänsten
● du får inloggningsuppgifter och blir användare
● du använder våra appar
● du har en fråga och/eller kontaktar oss
● du besöker vår hemsida och accepterar cookies
Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
När du beställer Tjänsten samlar vi in dina kontaktuppgifter och företagsuppgifter. Alla användare har registrerade kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter samt onlineidentifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten. När du använder våra appar kan du komma att laddas upp bilder i Tjänsten, som då kommer att behandlas av oss.
Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, onlineidentifikationer, företagsuppgifter samt ärendet i sig som ostrukturerat material, vilket innehåller de personuppgifter du valt att dela med oss. En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorier, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, finns i bilaga 1
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi samlar in dessa personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla Tjänsten, fullgöra åtaganden gentemot dig enligt avtal, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår hemsida. Det behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). De personuppgifter som samlas in vid beställning behövs för att hantera ordern, fakturera och skicka inloggningsuppgifter till dig. Alla användares personuppgifter behövs för att kunna ge dig tillgång till Tjänsten, för att du ska kunna använda Tjänsten, kunna skapa en behandlingshistorik åt dig som kund, kunna identifiera dig samt veta vilka användare och kunder som använder Tjänsten.
Vid användningen av Key Plan och Key Cloud App godkänner du att Vi får tillgång till din kameramobil och bildgalleri för att du ska kunna ladda upp och behandla dina bilder i Tjänsten. När du kontaktar oss via någon av Våra kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig och bidrar till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor.
Vilka delar vi personuppgifter med?
I användningen av vissa program eller funktioner i programmen kan vi komma att dela personuppgifter med underleverantörer till Key Plan, Key Cloud både inom och utanför EU/EES.
Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Key Plan och Key Clod sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Vid avtalets upphörande kommer Key Plan och Key Cloud radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom en rimlig tid efter uppsägning, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Uppgifter i Tjänsten raderar systemadministratören, men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för radering behöver din systemadministratör kontakta oss. Personuppgifter som behandlas för fakturering av utbildning sparas så länge det krävs som underlag till bokföringen.
Vilka rättigheter har du?
Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.
Om du vill veta mer
Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på Key Plans hemsida.